En trois phrases
Devant le livreur, prenez le temps d'ouvrir le carton et de vérifier chaque sachet avant qu'il ne reparte, plutôt que de signer et de contrôler seulement plus tard. Si un sachet est déchiré, écrasé ou ne correspond pas à la commande, photographiez-le, notez la référence indiquée sur le bon ou le message de confirmation, et écrivez tout de suite sur WhatsApp. Un produit abîmé ou erroné est remplacé aux frais de MAKENVA une fois la référence communiquée.
Que vérifier devant le livreur avant qu'il reparte
Le livreur appelle avant de passer, ce qui laisse le temps de se préparer à réceptionner le colis dans de bonnes conditions, à la maison, au bureau ou à la boutique. Une vérification rapide pendant que le livreur est encore présent évite des échanges plus longs ensuite sur WhatsApp.
| Situation constatée | Réflexe à adopter |
|---|---|
| Sachet déchiré ou troué | Photographier avant d'ouvrir davantage, noter la référence |
| Carton écrasé mais sachets intacts | Vérifier le poids et le scellage, signaler si un doute persiste |
| Produit reçu différent de la commande (épicé au lieu de nature, mauvais format) | Garder le sachet fermé, photographier l'étiquette |
| Quantité incomplète par rapport à la commande | Compter devant le livreur, noter l'écart avant son départ |
| Tout semble conforme | Signer normalement, conserver la référence pour le suivi |
Les informations à envoyer sur WhatsApp
Pour que MAKENVA traite la demande rapidement, mieux vaut regrouper les informations utiles dans un seul message plutôt que plusieurs messages séparés. Notre article sur la vérification d'une commande à la réception détaille les points à contrôler sachet par sachet.
| Information à joindre | Pourquoi |
|---|---|
| Référence de la commande | Identifie la commande exacte dans l'historique |
| Photo du sachet ou du carton abîmé | Permet d'évaluer la situation sans retour physique immédiat |
| Produit et format attendus | Confirme ce qui devait être livré (nature, épicé, 250 g, 500 g, 1 kg) |
| Date et heure de réception | Situe l'incident dans le parcours de livraison |
Le détail de la procédure de remplacement, pour un sachet abîmé ou pour une erreur de produit, est expliqué dans notre article commande de café abîmée ou erronée. Pour toute situation qui sort de ce cadre, par exemple un doute sur la suite à donner, le plus simple reste d'écrire sur WhatsApp avec la référence et de laisser MAKENVA indiquer ce qui est possible.
Si le contrôle n'a pas pu se faire devant le livreur
Parfois le livreur repart avant qu'on ait eu le temps de tout vérifier, surtout quand plusieurs sachets arrivent en même temps dans un carton fermé. Dans ce cas, le principe reste le même : photographier le sachet concerné dès qu'on le remarque, garder la référence de la commande, et écrire sur WhatsApp sans attendre plusieurs jours. MAKENVA peut alors examiner la situation, même si le constat n'a pas eu lieu en présence du livreur, et indiquer ce qui est possible pour le sachet abîmé ou erroné. Pour une boutique ou un revendeur qui reçoit plusieurs cartons à la fois, prendre une photo globale du carton avant de l'ouvrir entièrement aide aussi à montrer l'état de la livraison au moment de la réception, en complément de la photo du sachet lui-même.
Mini cas pratique
Cheikh, tenant une boutique à Grand Yoff, reçoit un carton de 5 kg de café en grains à 3 500 FCFA le kilo, soit 17 500 FCFA au total. Un des cinq sachets de 1 kg est déchiré sur le côté et une partie des grains s'est répandue dans le carton. Devant le livreur, il photographie le sachet abîmé, compte les quatre autres sachets intacts et note la référence inscrite sur le message de confirmation. Il écrit ensuite sur WhatsApp avec la photo et la référence : le sachet abîmé, soit 3 500 FCFA sur les 17 500 FCFA commandés, est remplacé aux frais de MAKENVA.
