En trois phrases
Une petite entreprise gagne en général à commander son café une fois par mois, pour limiter les allers-retours et profiter d'une facture unique. Une grosse structure, avec un effectif important ou plusieurs points de service, préfère souvent un rythme hebdomadaire ou bimensuel, qui évite d'immobiliser trop de stock. Dans les deux cas, la facture peut rester mensuelle pour les comptes pro, même si les livraisons physiques sont plus fréquentes.
Le compromis stock, fraîcheur, place et trésorerie
Choisir un rythme de livraison revient à arbitrer entre quatre contraintes qui tirent souvent dans des directions différentes : la fraîcheur du café, qui préfère des commandes rapprochées ; la place disponible pour stocker, souvent limitée dans un bureau ; la trésorerie, qui préfère étaler les dépenses ; et le temps administratif, qui préfère moins de commandes. Un service achats qui doit composer avec un petit local de rangement n'a pas les mêmes contraintes qu'une grande entreprise disposant d'une réserve dédiée, d'où l'intérêt de revoir le rythme au moins une fois par an, surtout si l'effectif a changé entre-temps.
| Contrainte | Favorise un rythme... |
|---|---|
| Fraîcheur du café moulu | Plus rapproché (hebdomadaire) |
| Place de stockage limitée | Plus rapproché (hebdomadaire) |
| Trésorerie serrée | Plus étalé (mensuel, petites quantités) |
| Temps administratif du service achats | Plus espacé (mensuel, une seule commande) |
Quel rythme selon la taille de l'entreprise
Il n'existe pas de règle unique, mais l'effectif de l'entreprise donne un bon point de départ pour choisir entre les deux rythmes. D'autres facteurs entrent aussi en jeu, comme la présence d'un local fermé et sec pour stocker le café à l'abri de l'humidité, ou la capacité du service achats à traiter plus souvent les bons de commande.
| Effectif | Rythme conseillé | Quantité type par livraison |
|---|---|---|
| Moins de 15 personnes | Mensuel | 1 à 2 sachets de 1 kg |
| 15 à 40 personnes | Mensuel ou bimensuel | 3 à 6 kg |
| 40 à 80 personnes | Bimensuel ou hebdomadaire | 5 à 10 kg par passage |
| Plus de 80 personnes | Hebdomadaire | 10 kg et plus, devis conseillé sur /pro |
Pour les entreprises qui débutent avec MAKENVA, notre guide café pour bureau et entreprise détaille le rythme mensuel le plus courant, et notre article sur la gestion du stock de café en boutique donne des repères utiles pour éviter la rupture, transposables à un service achats d'entreprise.
Mini cas pratique
Fatou gère les achats d'une société de services à Mermoz qui emploie 55 personnes, avec un bureau de taille moyenne et peu de place de stockage. Elle calcule une consommation d'environ 110 tasses par jour, soit 880 g de café moulu quotidien, ce qui donne près de 4,4 kg par semaine. Faute de place pour stocker un mois entier, Fatou choisit un rythme bimensuel avec environ 8,8 kg par livraison, tout en demandant une facture unique en fin de mois pour simplifier le travail de sa comptabilité, une option que son compte pro MAKENVA permet facilement. Avant de fixer ce rythme, elle avait d'abord essayé une commande mensuelle unique de près de 18 kg, mais le local de rangement partagé avec les fournitures de bureau ne suffisait pas à stocker un tel volume dans de bonnes conditions ; le passage au bimensuel a résolu le problème sans multiplier excessivement les commandes.
