En trois phrases
La méthode pour estimer sa consommation de café tient en une formule simple : nombre de buveurs x tasses par jour x jours ouvrés x 8 g, puis une marge de sécurité de 10 à 15 % pour les visiteurs et les imprévus. Cette estimation donne un volume mensuel en kilos, à comparer au seuil de 10 kg où démarre le tarif dégressif sur devis. Chaque type d'établissement (clinique, école, hôtel, restaurant, bureau) applique la même méthode avec ses propres chiffres de fréquentation, avant de transformer cette estimation en commande concrète auprès d'un fournisseur.
La méthode de calcul, étape par étape
Avant de contacter un fournisseur, il est utile de poser le calcul sur une feuille simple, pour éviter de commander trop peu ou de se retrouver avec un surstock difficile à écouler. Cette feuille de calcul peut être partagée entre le service achats et les responsables de chaque site, ce qui évite les estimations approximatives faites de tête au moment de passer commande dans l'urgence.
| Étape | Donnée à collecter |
|---|---|
| 1 | Nombre de personnes qui boivent du café régulièrement |
| 2 | Nombre moyen de tasses par personne et par jour |
| 3 | Nombre de jours d'ouverture ou de travail par mois |
| 4 | Grammage par tasse (7 à 10 g selon l'intensité voulue) |
| 5 | Ajout d'une marge pour les visiteurs et les pics d'activité |
Le calcul de base est : nombre de buveurs x tasses par jour x jours ouvrés x grammage, divisé par 1000 pour obtenir des kilos. Notre guide du dosage en grammes par tasse et par litre détaille le grammage selon l'intensité recherchée, et notre article sur la pause café en réunion applique un calcul proche pour les événements ponctuels.
Ordres de grandeur par type d'établissement
Ces chiffres restent des estimations 2026 à ajuster selon l'activité réelle, mais ils donnent un point de départ fiable avant de demander un devis. Un établissement qui ouvre ses portes pour la première fois peut partir de ces repères, puis ajuster la commande suivante une fois la consommation réelle observée sur un mois complet.
| Type d'établissement | Buveurs réguliers | Tasses par jour et par personne | Volume mensuel estimé |
|---|---|---|---|
| Petite clinique | 20 (personnel + visiteurs) | 2 | environ 7 kg |
| École ou collège (salle des professeurs) | 25 | 1,5 | environ 6,6 kg |
| Hôtel de taille moyenne (personnel + petit déjeuner) | 40 | 2 | environ 14 kg |
| Restaurant avec service continu | 30 (clients + personnel) | 2 | environ 10,5 kg |
| Bureau de 20 personnes | 20 | 2 | environ 7 kg |
Mini cas pratique
Fatou dirige les ressources humaines d'une clinique privée à Dakar avec 18 membres du personnel et une moyenne de 10 visiteurs par jour qui patientent en salle d'attente. Elle estime à 2 tasses par jour pour le personnel et 1 tasse pour la moitié des visiteurs, soit environ 41 tasses quotidiennes, ce qui donne 328 g de café moulu par jour sur 26 jours ouvrés, proche de 8,5 kg par mois. Ce volume dépasse le seuil de 10 kg une fois la marge de sécurité ajoutée, Fatou demande donc un devis gros sur /pro plutôt que de commander au prix détail du sachet de 1 kg. Elle refait ce calcul tous les six mois, car le nombre de visiteurs de la clinique varie selon les saisons, plus élevé pendant l'hivernage où certaines affections respiratoires augmentent les consultations.
