En trois phrases
Pour une pause-café de séminaire, prévoyez 2 tasses par participant et par jour, à 8 g par tasse : 100 participants consomment 1,6 kg de café, soit environ 9 600 FCFA au prix public du moulu nature (6 000 FCFA le kilo, estimation 2026). Commandez au moins 48 h avant, précisez le lieu et le nombre de participants, et demandez une facture professionnelle. Pour un séminaire de plusieurs jours ou une série d'ateliers, un devis en gros dès 10 kg s'applique.
Les quantités selon le nombre de participants
Hypothèse : 2 pauses (matin et après-midi), une tasse par pause, 8 g par tasse et 150 ml d'eau.
| Participants | Tasses par jour | Café (kg) | Coût au prix public (6 000 FCFA/kg) | Eau à chauffer |
|---|---|---|---|---|
| 30 | 60 | 0,5 | 2 880 FCFA | 9 L |
| 50 | 100 | 0,8 | 4 800 FCFA | 15 L |
| 100 | 200 | 1,6 | 9 600 FCFA | 30 L |
| 200 | 400 | 3,2 | 19 200 FCFA | 60 L |
Prévoyez une marge de sécurité de 20 % : certains participants prennent une troisième tasse, et les organisateurs et intervenants boivent aussi. Un séminaire de 100 participants sur 3 jours consomme donc environ 5 à 6 kg.
Thermos, gobelets et service
Un thermos de 5 L sert environ 33 tasses. Pour 200 participants, préparez le café en 6 remplissages, répartis en deux temps : à l'arrivée et à la pause de l'après-midi.
| Participants | Thermos de 5 L à remplir par jour | Gobelets à prévoir |
|---|---|---|
| 30 | 2 | 70 |
| 50 | 3 | 120 |
| 100 | 6 | 240 |
| 200 | 12 | 480 |
Le personnel du traiteur ou de la salle prépare le café. Sinon, une personne dédiée suffit pour un atelier de 50 personnes. Servez le café en début de pause pour éviter les files. Placez sucre, lait en poudre et touillettes sur une table à part.
La commande, étape par étape
- Estimez le nombre de participants et de jours.
- Choisissez le café : le nature pour le plus grand nombre, l'aromatisé (épices : cannelle, girofle, cardamome, anis étoilé, diar) pour une touche locale.
- Écrivez à MAKENVA sur WhatsApp avec le lieu, la date et la quantité, 48 h avant au minimum.
- Recevez un devis, puis une facture professionnelle si besoin.
- Payez par virement, Wave, Orange Money ou espèces à la livraison.
Dakar et banlieue se livrent en 24 à 48 h. Pour un séminaire dans une autre région, comptez 2 à 4 jours, et jusqu'à 5 à 6 jours pour Matam, Kédougou, Tambacounda ou Kolda.
Conseils d'organisation
Le café chaud perd vite en qualité : préparez-le par petites séries plutôt qu'en une seule grande marmite, et versez-le dans des thermos préchauffés. Sur un séminaire de plusieurs jours, comptez la première pause dès l'accueil des participants : c'est le moment où la demande est la plus forte. Prévoyez aussi une option sans sucre et du lait pour ceux qui le souhaitent. Le jour de la livraison, vérifiez les quantités reçues et rangez les sachets dans un endroit sec, à l'abri de l'humidité et de la chaleur.
Mini cas pratique
Une ONG basée aux Almadies organise un atelier de 3 jours pour 80 participants. Marième, la responsable logistique, calcule :
- Tasses : 80 x 2 x 3 = 480
- Café : 480 x 8 g = 3,84 kg, arrondi à 4,5 kg avec la marge
- Coût : 4,5 x 6 000 = 27 000 FCFA
Elle commande 4 sachets d’1 kg de moulu nature et 1 sachet de 500 g, livrés à l'hôtel la veille. Elle demande une facture pour son dossier budgétaire. Pour l'atelier suivant, elle demandera un devis pour 10 kg.
