En trois phrases
Une administration ou un service public peut commander son café via un devis préalable, un bon de commande interne et une facture, réglée par virement pour les comptes pro. Les quantités dépendent surtout de l'accueil du public et du nombre de réunions internes organisées chaque mois. La procédure exacte de validation budgétaire reste propre à chaque structure : le service financier de l'administration reste le bon interlocuteur pour cadrer l'achat, MAKENVA se limitant à fournir les pièces commerciales nécessaires à la demande.
Un circuit d'achat qui s'adapte à la structure publique
MAKENVA ne fixe pas de règle de marché public, cette partie relève entièrement des procédures internes de chaque administration, mairie ou agence. Ce que MAKENVA fournit, c'est un devis clair, une facture et un suivi de commande, à faire circuler dans le circuit de validation habituel du service financier. Certaines structures publiques fonctionnent avec un budget de fonctionnement annuel qu'il faut engager progressivement, d'autres passent par une commande ponctuelle validée au cas par cas ; dans les deux cas, disposer d'un devis écrit facilite la justification de la dépense auprès du contrôle interne.
| Document demandé en interne | Ce que fournit MAKENVA |
|---|---|
| Devis préalable | Réponse le jour même avec tarif et jour de livraison |
| Bon de commande | Référence de commande associée |
| Facture | Par commande ou récapitulatif mensuel |
| Justificatif de règlement | Virement bancaire pour les comptes pro |
Estimer les besoins selon l'usage
Une agence qui reçoit beaucoup de public n'a pas les mêmes besoins qu'un service administratif aux réunions ponctuelles. Le responsable des moyens généraux a tout intérêt à distinguer les deux usages dans son estimation, plutôt que de commander un volume global approximatif qui finit soit en rupture soit en surstock difficile à écouler avant la prochaine commande.
| Usage | Fréquence | Quantité estimée par mois |
|---|---|---|
| Accueil du public (agent, guichet) | Quotidien, petites tasses | 1 à 2 kg |
| Réunions internes hebdomadaires (10 participants) | 4 réunions par mois | environ 1,2 kg (40 tasses x 8 g) |
| Grande réunion mensuelle ou conseil (30 participants) | 1 fois par mois | environ 0,7 kg (90 tasses x 8 g, servies en petites tasses) |
| Service avec plusieurs guichets et agents | Quotidien, volume soutenu | 3 kg et plus, devis conseillé sur /pro |
Des établissements proches par leur fonctionnement, comme les cantines, hôpitaux et collectivités, suivent une logique de commande similaire. Les services qui organisent régulièrement des formations peuvent aussi consulter notre article café pour séminaires, ateliers et ONG à Dakar.
Mini cas pratique
Astou travaille au service financier d'une mairie de la région de Thiès et doit organiser le café pour les réunions mensuelles du conseil municipal, qui réunissent 25 personnes. Elle estime la consommation à 50 tasses sur la journée, soit 400 g de café moulu, un volume qui reste modeste et se commande au sachet de 500 g au prix détail de référence de 3 500 FCFA. Pour l'accueil quotidien du public au guichet, elle complète avec un sachet de 1 kg par mois, et transmet un devis global au service financier pour validation avant chaque commande trimestrielle. Elle garde une copie de chaque facture dans le dossier de la mairie, ce qui facilite le contrôle budgétaire en fin d'année et évite toute discussion sur l'origine de la dépense lors d'un audit interne.
