En trois phrases
Pour tenir sa caisse et son stock de café, utilisez deux tableaux : un pour le stock (entrées et sorties en grammes ou en sachets) et un pour la caisse (ventes, dépenses, solde). Faites un inventaire chaque semaine et calculez votre marge du mois en soustrayant achats, transport et pertes du chiffre d'affaires. Un cahier à colonnes ou un tableur gratuit sur téléphone fait très bien l'affaire.
Le tableau de stock
Le stock se compte en sachets, pas en kilos, pour éviter les erreurs. Chaque ligne indique la date, ce qui entre, ce qui sort et le reste.
| Date | Produit | Entrée | Sortie | Reste |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Moulu nature 250 g | 20 | 0 | 20 |
| 03/10 | Moulu nature 250 g | 0 | 6 | 14 |
| 05/10 | Moulu aromatisé 500 g | 10 | 0 | 10 |
| 07/10 | Moulu aromatisé 500 g | 0 | 3 | 7 |
| 09/10 | Grains 1 kg | 5 | 2 | 3 |
Ajoutez une colonne « Seuil d'alerte » : quand le reste passe sous 5 sachets, vous commandez. Comme la livraison MAKENVA prend 24 à 48 h à Dakar et 2 à 4 jours en région, commandez quand il vous reste au moins 4 jours de ventes. Chaque samedi, comptez physiquement le stock et comparez avec le cahier : tout écart supérieur à 1 sachet doit être expliqué (échantillon offert, erreur de note, perte).
Conservez le café à l'abri de l'humidité, comme le demande la consigne du sachet. Un sachet ouvert ou abîmé est à inscrire en « perte » pour que la marge ne mente pas.
La caisse et la marge du mois
La caisse note l'argent qui entre et qui sort. La marge du mois se calcule ensuite en quatre lignes.
| Ligne | Exemple 2026 (FCFA) |
|---|---|
| Ventes du mois | 96 000 |
| Achats de café | 60 000 |
| Transport et livraison | 8 000 |
| Pertes et échantillons | 2 000 |
| Marge brute du mois | 26 000 |
Ici : 96 000 moins 60 000, moins 8 000, moins 2 000 = 26 000 FCFA. Divisée par 96 000, la marge représente environ 27 %. Ces chiffres sont un exemple : remplacez-les par vos propres achats, qui dépendent de votre devis. Ne mélangez jamais l'argent de la caisse et l'argent du foyer : prenez un salaire fixe en fin de mois.
Comptez aussi le temps : si vous passez 20 heures par mois à livrer, 26 000 FCFA font 1 300 FCFA de l'heure. Ce calcul aide à décider s'il faut regrouper les livraisons ou monter en gros.
Mini cas pratique
Modou tient un cahier à Thiès. Pendant le mois, il commande 28 kg de moulu nature et les reconditionne en sachets de 250 g, soit 112 sachets. À la fin du mois, son cahier montre 96 sachets de 250 g vendus à 2 000 FCFA, soit 192 000 FCFA, et 14 sachets restants. Il constate que 2 sachets manquent : ils avaient été offerts à des clients sans être notés. Il ajoute une colonne « Offert » et sa marge redevient exacte. L'inventaire du samedi lui évite aussi de manquer de stock avant la Tabaski, quand les achats de café augmentent (estimation 2026).
