En trois phrases
Un office manager qui reprend l'achat de café de l'entreprise commence par retrouver les factures et la consommation passée, avant de vérifier les goûts de l'équipe entre moulu nature et moulu épicé aux épices. La suite consiste à demander un devis actualisé via la page pro, en précisant la quantité et le rythme souhaité, puis à choisir le paiement par virement si l'entreprise dispose déjà d'un compte pro. Toute la démarche peut se faire par WhatsApp, avec une réponse au devis le jour même.
Retrouver l'historique avant de changer quoi que ce soit
La première erreur d'un office manager qui arrive sur ce dossier consiste à relancer une commande sans connaître les habitudes déjà en place. Mieux vaut d'abord rassembler ce qui existe.
| À retrouver | Pourquoi |
|---|---|
| Dernières factures de café | Connaître le volume habituel et le rythme de commande |
| Mode de paiement utilisé | Virement, Wave, ou espèces selon le compte pro existant |
| Référent précédent ou contact MAKENVA | Reprendre la relation sans repartir de zéro |
| Retours de l'équipe sur le café actuel | Vérifier si le format ou la variété conviennent toujours |
Cette étape évite de changer un circuit qui fonctionnait déjà bien, et permet de repérer rapidement si le volume de l'entreprise a évolué depuis la dernière commande.
Vérifier les goûts avant de renouveler la commande
Entre un changement d'équipe, de nouveaux arrivants ou simplement des habitudes qui évoluent, les préférences de l'entreprise pour le café peuvent avoir changé depuis la dernière commande. Un rapide tour des services permet de savoir si le café moulu nature reste préféré, ou si une partie de l'équipe souhaite découvrir le moulu aromatisé aux épices (cannelle, girofle, cardamome, anis étoilé et diar).
| Information à réunir pour le devis | Détail |
|---|---|
| Quantité mensuelle estimée | En kilos, à partir de l'historique retrouvé |
| Variété préférée | Moulu nature, moulu épicé, ou répartition entre les deux |
| Ville de livraison | Pour le simulateur de la page pro |
| Rythme souhaité | Commande ponctuelle ou livraisons programmées |
Notre guide sur les informations à donner pour un devis de café en gros détaille précisément ce qu'il faut préparer avant de contacter MAKENVA, et notre article sur les étapes d'une commande pro, du devis à la livraison décrit le déroulé complet une fois le devis accepté.
Garder une trace pour le prochain office manager
Reprendre un dossier mal documenté prend du temps : autant éviter que la même difficulté se reproduise au prochain changement de poste. Une fois le devis actualisé et le circuit de commande stabilisé, un office manager gagne à conserver un document simple, mis à jour chaque trimestre, qui reprend le volume commandé, le mode de paiement, le rythme de livraison et les préférences de l'équipe. Ce document, même sommaire, évite à la personne suivante de repartir de zéro et permet de repérer rapidement si la consommation a évolué d'un trimestre à l'autre.
Cette habitude vaut aussi pour les échanges avec MAKENVA : garder une trace des réponses aux devis, des tarifs obtenus et des jours de livraison habituels facilite les prochaines commandes, surtout si l'entreprise programme ses livraisons plutôt que de commander au coup par coup chaque mois.
Mini cas pratique
Modou vient d'être recruté comme office manager d'une entreprise de 40 salariés à Dakar et découvre que le dossier café n'a pas été suivi depuis plusieurs mois. Il retrouve les dernières factures, qui indiquent une consommation moyenne de 9 kg par mois réglée jusque-là en espèces à la livraison. Après avoir vérifié auprès des équipes que le moulu nature reste privilégié, Modou demande un devis actualisé via la page pro pour un compte pro réglé par virement, avec une facturation mensuelle plutôt que des commandes séparées. La réponse arrive le jour même, avec un tarif applicable et un jour de livraison fixe chaque mois.
